Seit dem 1.1.2020 muss für den Beteiligten an einem Geschäftsvorfall, der mithilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst wird, ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform erstellt werden. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität besteht bei einem Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen die Möglichkeit der Befreiung von der Belegausgabepflicht. Dazu muss ein entsprechend begründeter Antrag beim Finanzamt gestellt werden.
Auf die Pflicht zur Ausgabe von Kassenbelegen kann im Fall des Vorliegens sog. sachlicher Härten in Ausnahmefällen verzichtet werden. Solche Härten liegen z. B. vor, wenn durch höhere Gewalt eine Belegausgabe nicht möglich ist. Dazu zählt die Bundesregierung in ihrer Antwort auf eine kleine Anfrage z. B. Stromausfall, Wasserschaden, Ausfall der Belegausgabe-Einheit oder wenn die Belegausgabepflicht für den Steuerpflichtigen im konkreten Einzelfall unzumutbar ist. Dies wird von der Finanzbehörde geprüft.
Kosten könnten im Rahmen einer Darlegung der Härte als ein Teilaspekt berücksichtigt werden; ebenso die Ziele Abfallvermeidung und nachhaltiger Umgang mit Ressourcen. Es wird jedoch immer im jeweiligen Einzelfall geprüft, inwieweit eine Härte für den jeweiligen Steuerpflichtigen vorliegt.
Die Bundesregierung verweist auf die Möglichkeit, die Belege elektronisch auszugeben. Es gebe keine Vorgaben, wie ein elektronischer Beleg zur Verfügung gestellt werden müsse. Dies könne auch per E‑Mail, über Kundenkonten oder die sog. „Near Field Communication” (NFC) direkt auf das Mobiltelefon – ohne Datenerhebung – erfolgen.
Bitte beachten Sie! Eine Pflicht zum Einsatz elektronischer Registrierkassen gibt es auch weiterhin nicht. D. h. Unternehmen, die eine offene Ladenkasse führen, fallen nicht unter die Belegausgabepflicht, wie bei elektronischen Registrierkassen. Der Kunde ist grundsätzlich nicht verpflichtet den Beleg mitzunehmen.