Damit eine Rech­nung zum Vorsteuer‑, bzw. Betriebs­aus­ga­ben­abzug zuge­lassen wird, muss sie strenge Anfor­de­rungen erfüllen. Rech­nungen können auf Papier oder vor­be­halt­lich der Zustim­mung des Emp­fän­gers elek­tro­nisch über­mit­telt werden. Eine elek­tro­ni­sche Rech­nung ist eine Rech­nung, die in einem elek­tro­ni­schen Format aus­ge­stellt und emp­fangen wird.

Das Umsatz­steu­er­ge­setz for­dert die fol­genden Angaben in einer Rech­nung:

Auf­be­wah­rungs­pflicht: Die Auf­be­wah­rungs­frist beträgt bei einem Unter­nehmer in der Regel zehn Jahre. Besteht eine gesetz­liche Pflicht zur Auf­be­wah­rung von Rech­nungen, sind elek­tro­ni­sche Rech­nungen zwin­gend digital wäh­rend der Dauer der Auf­be­wah­rungs­frist auf einem Daten­träger auf­zu­be­wahren, der keine Ände­rungen mehr zulässt. Hierzu gehören ins­be­son­dere nur einmal beschreib­bare CDs und DVDs.

Bitte beachten Sie! Die immer kri­ti­scher wer­denden Prü­fungen durch die Finanz­ver­wal­tung zwingen zur akri­bi­schen Befol­gung der Vor­gaben und Auf­be­wah­rungen. Die Auf­be­wah­rung einer elek­tro­ni­schen Rech­nung z. B. „nur” als Papier­aus­druck ist nicht zulässig!

Besteht eine Auf­be­wah­rungs­pflicht bei Leis­tungen an Pri­vat­per­sonen z. B. bei Leis­tungen im Zusam­men­hang mit einem Grund­stück, muss der Unter­nehmer den Leis­tungs­emp­fänger in der Rech­nung auf dessen Auf­be­wah­rungs­pflicht hin­weisen. Hierbei ist es aus­rei­chend, wenn in der Rech­nung ein all­ge­meiner Hin­weis ent­halten ist, dass eine Pri­vat­person diese Rech­nung, einen Zah­lungs­beleg oder eine andere beweis­kräf­tige Unter­lage zwei Jahre auf­zu­be­wahren hat.