Anfor­de­rungen an Regis­trier­kassen ab 1.1.2020

Das Gesetz zum Schutz vor Mani­pu­la­tionen an digi­talen Grund­auf­zeich­nungen ist seit dem 28.12.2016 in Kraft. Danach unter­liegen die Regis­trier­kassen und PC-Kas­sen­sys­teme, die von Unter­nehmen mit Bar­geld­ein­nahmen genutzt werden, als vor­ge­la­gerte Sys­teme der Buch­füh­rung den­selben Auf­zeich­nungs- und Auf­be­wah­rungs­pflichten wie die eigent­li­chen Buch­füh­rungs­sys­teme. Seit dem 1.1.2017 dürfen nur noch solche elek­tro­ni­sche Regis­trier­kassen ver­wendet werden, die eine kom­plette, dau­er­hafte Spei­che­rung aller steu­er­lich rele­vanten Daten ermög­li­chen. Seit dem 1.1.2018 gibt es die sog. Kassen-Nach­schau.

Zum 1.1.2020 treten wei­tere ver­schär­fende Auf­lagen für die elek­tro­ni­schen Kas­sen­sys­teme in Kraft. Dazu gehören ins­be­son­dere:

  • Pflicht zur zer­ti­fi­zierten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung: Die elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­teme und die digi­talen Auf­zeich­nungen müssen ab 1.1.2020 mit einer zer­ti­fi­zierten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung (TSE) aus­ge­stattet sein. Dazu gewähr­leistet das Sicher­heits­modul, dass alle Kas­sen­ein­gaben mit Beginn des Auf­zeich­nungs­vor­gangs pro­to­kol­liert und später nicht mehr uner­kannt ver­än­dert werden können. Auf einem Spei­cher­me­dium werden die Ein­zel­auf­zeich­nungen für die Dauer der gesetz­li­chen Auf­be­wah­rungs­frist gespei­chert. Eine digi­tale Schnitt­stelle gewähr­leistet eine rei­bungs­lose Daten­über­tra­gung.
  • Belegaus­ga­be­pflicht: Regis­trier­kassen müssen in der Lage sein, für jeden ein­zelnen Geschäfts­vor­fall einen Beleg aus­zu­stellen, ent­weder elek­tro­nisch oder in Papier­form. Dazu wird die Pflicht zur Aus­gabe von Quit­tungen an die Kunden ein­ge­führt. Der Beleg muss in unmit­tel­barem zeit­li­chem Zusam­men­hang mit dem Geschäfts­vor­fall erteilt werden. Den Kunden trifft nicht die Pflicht, den Beleg mit­zu­nehmen.
  • Mel­dungs­pflicht an die Finanz­ver­wal­tung: Damit die Infor­ma­tionen zu den Regis­trier­kassen der Finanz­ver­wal­tung schon bei der risi­ko­ori­en­tierten Fall­aus­wahl für Außen­prü­fungen und bei der Prü­fungs­vor­be­rei­tung zur Ver­fü­gung stehen, muss der Nutzer, der elek­tro­ni­sche Auf­zeich­nungs­sys­teme ver­wendet, inner­halb eines Monats nach Anschaf­fung oder Außer­be­trieb­nahme des elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­tems nach amt­li­chem Vor­druck u. a. Art, Anzahl, Seri­en­nummer und die Anschaf­fungs­daten der im jewei­ligen Unter­nehmen ein­ge­setzten elek­tro­ni­schen Auf­zeich­nungs­sys­teme, sowie die Art der zer­ti­fi­zierten tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tungen mit­teilen. Steu­er­pflich­tige, die ein elek­tro­ni­sches Auf­zeich­nungs­system vor dem 1.1.2020 ange­schafft haben, müssen die Mel­dung bis zum 31.1.2020 abgeben.
  • Sank­tio­nie­rung von Ver­stößen: Ver­stöße gegen die Ver­pflich­tung zur ord­nungs­ge­mäßen Nut­zung der tech­ni­schen Sicher­heits­ein­rich­tung können als Ord­nungs­wid­rig­keit mit einer Geld­buße von bis zu 25.000 € geahndet werden, unab­hängig davon, ob ein steu­er­li­cher Schaden ent­standen ist.

Bitte beachten Sie! Für Kassen, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1.1.2020 ange­schafft wurden, die den Rege­lungen der Auf­be­wah­rung digi­taler Unter­lagen ent­spre­chen und nicht umge­rüstet werden können, gilt eine Über­gangs­frist bis zum 31.12.2022.
Eine Pflicht zum Ein­satz elek­tro­ni­scher Regis­trier­kassen gibt es auch wei­terhin nicht.